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プリント配線板や電子制御装置の開発・製造 分野にて高い技術水準を誇る伊原電子株式会社様。(http://www.ihara-group.com/)
昭和58年には、いち早くCAD技術に着手。近年は、IT化推進プロジェクトを立ち上げ業務効率化にも注力されています。今回は、社内IT化の一環として、ペーパーレス実現に向け富士ゼロックスDocuWorks、idDeskを導入。特に、管理・検索や 情報共有を得意とするidDeskにより、本社だけでなく拠点においても、作業効率のUPが図られ、リアルタイムで情報共有が可能になったと高い支持をいただきました。
ご自宅はPC数台をLAN構築されていらっしゃるという、ITに好奇心旺盛な伊原電子工業　伊藤社長と、全社IT化推進に奮闘していらっしゃる戦略情報室岡本課長代理にお話を伺いました。
●業種
プリント配線板の製造、電子制御装置の製造その他
●導入部署
本社・営業所各拠点・グループ会社
●活用業務内容　
各部署においての文書管理（閲覧・保管・検索などを含む情報共有）
IT化の将来構想に話は尽きない ・・・

伊原電子工業(株）
代表取締役社長 伊藤正之様(左)
富士ゼロックス(株）
名古屋第二支店 支店長 伊藤彰一郎様(右)
ノウハウ、品質、そして強力な海外生産ネットワークを持つ伊原電子工業様
● 情報提供の遅延を問題視
当初、文書管理は、文書作成→承認印→印刷（またはコピー）→各部署へ配布・回覧→ファイリング（保管）→回収という順で行われていました。特に、ISO関連文書などの配布では、膨大な枚数をコピーしなければならず、ともすると準備だけでも1日がかりの作業となり、メール便を使用する拠点では、情報共有にも時間がかかっていました。
また、社内には各種文書が散在していたため紙ベースの管理では検索に時間がかかり、差し替え文書も各部署や個人任せになることが多いことから新旧の書類が混在するなど管理面でも改善の声があがっていました。
● DocuWorks、Word、PowerPointなど各種文書も一括Web公開・閲覧・全文検索が可能に。
●VPNで全社的にリアルタイムな情報共有が可能に
●資料混在や差し替えミスも解消。瞬時の情報更新が可能に！
社内のIT化推進に伴い、操作性の良さや容量軽減などから電子文書化にDocuWorksを起用。 idDeskは、従来から利用しているファイルサーバのフォルダ体系、アクセス権などをそのまま継承できるため、 すぐに文書管理システムとして運用開始できました。利用者は従来の方法（サーバへ文書を追加・更新する）で自動的にWeb公開されますから、「idDeskというソフトを利用している」といった意識は無いようです。

また、Web上で操作するのでブラウザ（Internet Explorerなど）があれば、拠点でも瞬時に情報共有できることも大きなポイントです。遠隔地の各拠点間はVPNを用いればセキュリティも問題ありません。とにかく余分な労力・手間が要らず活用しやすいので、当社では、工場への指示書からISO文書、拠点との業務連絡まで、ほとんどの文書をidDesk上で公開しています。idDeskは、作業時間の短縮など直接経費の削減と全社員の情報共有化において大きな成果を出しました。
今後は、このリアルタイムでの情報共有化を資産に、どう新しい＋αを生み出していくかが国際競争に勝つカギになると考えています。
■ idDeskの活用術
社員全員が気軽に情報共有できるよう社内ホームページ(ポータルサイト）の中でidDeskを運用。
・各部署単位でフォルダーを設け、各仕事内容に合わせて自由に利用。他部門のフォルダーも 自由に閲覧・検索。それぞれの業務に合わせて管理（DocuWorks使用）。
・削除・訂正は、トラブル防止のため担当部署以外では不可。（NTFSをそのまま継承）
・例えばこんなフォルダーも…
営業部
【宿題入力フォルダー】		客先からの質問や宿題をUP
技術部
【回答フォルダー】		 技術的な回答をUP
戦略情報室
【説明書フォルダー】		システム変更時の説明文などをUP

■ 業務の流れ
1.【ＩＳＯ文書管理の場合】 ISO管理文書をワードで作成。
文書No.を付けて管理→原本は別サーバーで保管。
2.〈「原本をコピー・配布・回覧・回収」などの作業時間を大幅に短縮〉
ワード文書のDocuWorks変換を行いそのままフォルダーに保存
3.〈新旧の差替えミスも解消〉
該当する担当者へメールで一斉告知
4.idDesk上で検索・閲覧
〈拠点へのタイムラグを解消しリタルタイムな情報伝達が可能に 〉

■フローチャート
●既存ファイルサーバの業務に合わせたフォルダーをそのまま利用
idDeskに反映したい既存サーバのディレクトリを設定すればWeb公開されるため、導入設定に手間がかかりません。
全フォルダーからの全文検索も可能です。そのため、idDeskを意識せず業務に合わせたフォルダーを作成し管理することが業務効率化のポイントになります。

●制約は最低限に。手軽に情報公開できる場所を。
自由に使えるようにすることが大切。 制約は最小限に留め、情報共有の場所を提供するぐらいの方が利用頻度の向上に繋がります。伊原電子工業（株）様では、改ざん防止のため削除や訂正は各部署単位で管理するという程度の制約になっています。idDeskサーバには最新版、旧バージョンは別サーバへ格納というように運用ルールも決めていらっしゃいます。

■取材ご協力販売店：富士ゼロックス(株）名古屋第二支店様
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