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地域・分野を越えた市民活動、ボランティアなど非営利で公益的な活動をしている人たちやこれから活動しようと考えている人たちのキーステーションとして、平成10年「みえ市民活動ボランティアセンター」が設置されました。
見通しのよいフロアーは、図書・イベント情報コーナー、交流・掲示・作業スペース、パソコンコーナーなどが設けられ、訪れる市民の情報収集や交流の場となっています。

三重県生活部の森下さん、市民プロデューサ8名の皆さんの意気込みが、予てより問題視していたチラシ管理を、idDeskを活用した誰でもどこでも情報を閲覧できる情報玉手箱システム（通称：「どこでもインフォ」）へと姿を変えました。

● 活用業務内容
センターに掲示・設置されている、紙媒体（お知らせやチラシ、情報誌等）のウエブ閲覧公開・管理業務。

取材当日も、学生、親子、お年寄りから外国人の方まで多くの市民でにぎわう。
「全員の協力あってこそ！」導入時の思い出話で盛り上がるお二人。
三重県生活部NPO室 森下様（左）
三重ゼロックス株式会社 山本様（右）
● 多品種、小ロットのチラシの情報提供・管理に限界
通路奥まで続くチラシの棚
イベント情報やお知らせ、市町村の観光情報にいたるまで、センターに常時設置されているチラシは約500種類、ポスターは80種類以上。人気チラシはふと気づいたら部数がなってしまっている事もしばしば。「あのチラシ、どこに置いてありますか？」と、センターを訪れる利用者に聞かれても即答できず困惑するスタッフの姿。
「ひとりでも多くの市民にマッチングした情報提供をしていこう！」という想いで、市民プロデューサの皆さんが懸命に取り組む中、多岐にわたる種類のチラシ管理業務が抱える問題点に森下さんは一日も早い改善策を模索されていました。
● オリジナリティを活かしたチラシの良さをそのままデジタル化。紙と電子化の利点が融合。
● 電子化によるチラシ管理の作業効率アップ。
● インターネット公開による限られた利用者からの脱却。
市民プロデューサのひとりである安村さん。
さっそく新しいチラシをスキャニング。
山本セールスは、チラシをスキャンし異なるサイズ・不定形チラシ同士も簡単に束ね、ばらしたりすることができるデジタル文書化されたDocuWorksの使い勝手の良さを活かし、Web公開できる文書管理システムとしてidDeskを紹介。「誰もが簡単に操作できるシステムでなければ、導入は難しい」とデモを見るまでは慎重だったセンターの皆さんも、この操作性に共感されました。

市民プロデューサの皆さんは出勤する時間帯、曜日がそれぞれ異なる事から、シンプルで全員が簡単に習得できる操作性を希望。
チラシを分類するフォルダさえ準備できていれば、リンクフォルダへドラッグアンドドロップするだけでWeb公開。チラシ名で検索したりや有効期限切れのチラシの改廃等で、従来抱えていた運用上の問題点も解消されました。

「こんな提案があるんですけど」と、今日も意見交換が活発だ。
　また、インターネット公開することで、チラシの最新情報を市民プロデューサ同士が共有化するだけでなく、不特定多数の市民が活用できるオープンなシステムになりました。気に入ったチラシ情報をメールリンク機能を使えば友達に教える口コミ効果も期待されます。
■ idDeskの活用術
センター内におけるチラシ管理の合理化だけでなくインターネット公開することで、
センターに行けない人も自宅からインターネットを使い、24時間自由に情報を引き出すことができるようになりました。
チラシ分類ごとに用意されたフォルダに、各担当者がスキャンしたチラシをリンクフォルダ経由で登録。これだけの作業でWeb公開です。
「01　みえのまちだより」「02イベント・活動情報」「03　助成金情報」「04　NPO/ボランティア団体情報」「05　図書・ビデオ情報」「06　観光情報」「07　行政情報」「08　その他」

・ みえ市民活動ボランティアセンター様ホームページ上でご覧いただけます。
（http://www.mienpo.net/center/「どこでもインフォ」メニューより）
・ idDeskのカスタマイズは、保守、バージョンアップ対象外ご了承の上、お客様の責任において実施されております。
■ 業務の流れ
1. 担当者が新規登録のチラシをスキャニング
2.
・ DocuWorksDesk上でチラシを確認。DocuWorks化されたチラシを必要に応じて束ねたりしてまとめます。
・ チラシとしてわかりやすいタイトル（ファイル名）をつけ、有効期限など設定。
・ 該当するチラシ分類フォルダへドラッグして格納
3. Web公開。
必要に応じて有効期限切れのものは検索して廃棄します。
　
● ストレスのないシステム導入
システム化にあたっては、チラシ分類ごとのフォルダの用意とチラシをスキャンするデジタル化のみ。導入に際して複雑な設定準備は必要ありません。
ポスターの写真、文字のフォントから伝わるメッセージ性、市民の手書きによるかわら版のオリジナリティ性をそのまま活かし、サムネイル機能はアナログ的なちらしの特性がデジタルの世界でも活かされているようです。
● まずは問題提起。「なぜ？」から解決の糸口が。
月1回開催されるミーティングで問題点を話しあい、運用方法を改善し続けていらっしゃいます。「なぜ？」「どうしたらいいの？」という問題提起をシステム担当である市民プロデューサ岡島さんは放置せず、また他の市民プロデューサの方も人任せにせず全員一丸となって改善していく意気込みあっての成果だと思われます。

■ 取材ご協力販売店：三重ゼロックス株式会社様
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